中小零細企業が知るべき採用担当者の役割

中小零細企業では専任の採用担当を設けず、兼任で採用活動を行う場合が多いでしょう。

しかし、採用活動は採用計画の立案やスケジュール調整、応募者への対応など多岐にわたり、優秀な人材を獲得するには専任の採用担当者の存在が欠かせません。

採用担当者の役割

中小企業では専任の採用担当を設けず、採用業務は他の業務との兼任で進める場合が多いのではないでしょうか。改めて採用担当を設けるにも、どんな役割を担うかがわからないという疑問が湧くと思います。

専任の採用担当者が行うべき業務は、おおよそ以下の項目に大別できます。

• 採用計画の立案
• 求める人物像の構築
• 募集方法（求人媒体）の選定
• 採用活動にかかわるスケジュール調整
• 応募者への対応・選考
• 内定者フォロー

採用計画の立案

採用計画はその言葉のとおり、「採用の骨格となる計画」を意味します。「いつごろまでに、どんな募集方法で、どのような人物を何名まで採用するか」が大枠となります。

まず専任の採用担当者は、経営目標や事業目標に基づいて採用計画を立案します。採用担当者は現場だけでなく経営層とも密に連携を取り、自社全体を俯瞰して必要な人材を獲得していくのです。

求める人物像の構築

採用計画のなかでもとくに重要なのが、求める人物像の構築です。これがうまくできるかどうかで、採用計画の良し悪しが決まるといっても過言ではありません。

経験やスキル、人柄といった基本的な項目に加えて、自社に馴染むかというのも大事な選定基準です。いかに優秀な経験やスキルを持っていても「革新的なタイプなので社内の雰囲気を悪く可能性がある」といった懸念があれば、慎重に選考を重ねる必要があります。

また「未経験者でも人柄を優先する」といった具合に、選考時の優先順位を決定しておくと求める人物像がより明確になるでしょう。

募集方法（求人媒体）の選定

募集方法（求人媒体）も採用活動の成否にかかわる重要な要因であり、求める人物像をもとに選定するのがおすすめです。

中小企業では採用活動費を節約するために、ハローワークや知人・親戚の紹介（縁故採用）によって採用活動を行う企業が多いといわれています。

しかし本来は、求める職種や雇用形態によって最適な募集方法を選択していく必要があるのです。例えば、特定の職種を専門に扱う求人サイトを利用したり、SNSを用いて若い世代へ訴求したりする方法が考えられます。

採用活動にかかるスケジュール調整

応募者とのやり取りが始まると、採用活動にかかるスケジュール調整も忙しくなります。プロジェクトの欠員補充などの採用意図があるのであれば、内定までの逆算も忘れてはいけません。

とくに重要なのは、優秀な人材はすぐに他社に取られてしまうという意識を持つことです。スピーディーな対応を心がけることによって、応募者の心象も良くなります。

面接にあたっては、応募者と現場担当者や経営層のスケジュールをすり合わせる必要が出てくるため、社内の状況にも目を配りましょう。

応募者への対応・選考

選考の段階では、先に構築した「求める人物像」を生かして評価を行います。現場担当者や経営層が面接に臨む際は、評価のポイントを事前に共有したうえで選考にあたるとよいでしょう。

また、選考時に注意しなければいけないのが、採用担当者の印象です。採用担当者は応募者とのやり取りを一手に引き受けることから、会社の顔となる側面があります。応募時のやりとりや面接時の印象が悪いと、SNSなどを通して会社の悪評が広まりかねません。

とくに兼任の採用担当者はこの意識が希薄であるため、「気がついたときには自社の悪評が広まっていた」ということもあります。応募者は今後の取引先や顧客になる可能性があるという意識を忘れないようにしましょう。

内定者フォロー

大企業や採用が活発な企業で欠かさずに行われるのが、内定者フォローです。

近年の採用事情は「売り手市場」であり、転職でも複数の内定を受ける人材は珍しくありません。内定を出したからといって安心せず、候補者が翻意しないようにフォローする必要があるのです。

内定者フォローは入社後のスムーズな就業にもつながるというメリットもありますので、職場見学や懇親会などの機会を作り、コミュニケーションを重ねていきましょう。

兼任の担当者と専任の担当者の意識の違い

兼任・専任の採用担当者ともに「優秀な人を採用したい」という思いは同じでしょうが、採用の目的が異なります。

兼任の担当者は多くの場合、「人員補充のため」「上司に指示されたから」といった場当たり的な目的意識で採用活動を行います。

対して、専任の採用担当者は「会社の事業発展」などの経営レベルでの意識を持って取り組むことが求められます。

こうした意識の差は、選考時に重要視する能力や経験などに違いとして表れます。これが積み重なっていくことで、いつのまにか社内が「現場では優秀だけれど経営層には向かない人材」ばかりとなってしまい、後継者不足の原因になりかねません。

採用担当者に求められる能力

採用担当者にはなによりもコミュニケーション能力が求められます。社内の日程調整や応募者への対応、採用媒体の担当者との打ち合わせなど、様々な立場の人とやり取りを重ねる必要があるからです。

もうひとつ欠かせないのが、柔軟な対応力です。採用活動では次々と新しい手法が生まれており、アンテナを広く張ることが求められます。また、応募してくる求職者も時代によって価値観が変化します。採用担当者は「新しい働き方」を受け入れられる柔軟な考え方を持つ必要があるでしょう。

まとめ

採用担当者の役割は多岐にわたり、実際は求人媒体の特徴を調べたり、求人広告（募集要項）の文言を考えたりと、さらに多くの業務があります。

また、今後の労働力人口の減少を鑑みれば、中小企業の採用活動はさらに困難となり、片手間の業務で人材を獲得するのはますます難しくなります。すでに従業員数300人未満の企業の大卒求人倍率は9.91倍（2019年）と、10社で一人の学生を奪い合う状況となっているのです。

参考：総務省「労働力調査年報」

もはや専任の採用担当を設けることは、採用活動の必須条件になっているといえるでしょう。